La vie d'un teletravailleur

Lorsque le destinataire d'un mail le recoit dans sa boite aux lettres, il voit 2 choses: le nom de la personne (ou autre) l'envoyant, et son sujet/son objet. Donc la premiere regle concerne le sujet du mail affiche... d'autant plus si la personne ne vous connait pas: le sujet doit etre clair et percutant, il doit non seulement decrire la raison du mail, mais aussi donner envie de l'ouvrir... pensez aux titres d'articles de journaux pour exemple de ce qu'il faut faire.

Ensuite, votre mail doit etre ecrit pour son destinataire... Il doit etre ecrit en fonction de ses connaissances vis a vis du sujet traite, mais aussi en fonction de ses responsabilites: un mail envoye a un Vice President ne sera pas le meme que celui envoye a un employe. Lorsque vous ecrivez le mail, il faut imaginer et anticiper les questions que se posera le destinataire... et donc y repondre des ce premier mail pour gagner du temps et eviter des echanges futur.

Dans le premier paragraphe, indiquez tout de suite ce que vous attendez de votre destinataire... puis detaillez les raisons et les moyens a utiliser par exemple dans les paragraphes suivants (ou mieux en pieces jointes si details trop longs).

Le mail doit etre court et simple... : nous recevons un grand nombre de mails par jour et devons en envoyer une certaine quantite aussi, donc le temps est compte pour tous. La majorite des utilisateurs ne prennent pas le temps de lire la totalite des mails dans toute leur longueur. Donc pour etre sur de bien transmettre votre message/votre demande, soyez concis.

Le courrier ne doit concerner qu'un seul sujet a traiter/a discuter. Ceci est d'autant plus vrai si il est destine non pas a 1 mais a plusieurs personnes. Si vous etes contraint a mettre plus d'un sujet dans votre mail, decoupez-le en autant de paragraphe/section que du nombre de sujet a traiter. Mais si possible, si vous avez plusieurs sujets, utilisez plusieurs mails. Ainsi les destinataires pourront repondre a ce mail, faire suivre a d'autres intervenants, etc sans divulguer d'autres sujets en cours n'interessant pas d'autres personnes.

Dans un mail destine a plusieurs destinataires, a qui vous attendez des reponses ou actions, la structure est un peu differente. Vous devez attirez l'attention de ces personnes. Pour cela, apres avoir explique la raison de votre courrier dans le premier paragraphe, creez 1 section par utilisateur, decrivant les actions attendues de ceux-ci. Le nom de cet utilisateur doit etre si possible au debut de la section, en gras souligne pour bien attire son attention.

Les boites courriers prennent de la place sur les disques durs, et les transferts de ces messages dependent du debit reseau... tout le monde n'est pas encore connecte en fibre optique. Donc si possible joindre des pieces jointes de taille reduite au maximum, compressees, ou mieux encore stockez les sur des serveurs (dans des bases internes entreprise, wiki, blog, etc) et donnez dans votre mail un lien vers ces fichiers.

Autre conseil difficile a faire appliquer: evitez d'utiliser le bouton "Repondre a tous". Cette fonctionnalite peut 'exploser' les boites aux lettres, et donc les reseaux et serveurs impliques, ... mais aussi donner une mauvaise image de vous meme... Etes-vous sur de connaitre tout le monde enregistre en copie ? Est-ce qu'ils ont tous besoin de recevoir votre reponse ?

Enfin les dernieres regles: restez poli dans toute situation... car un mail envoye peut finir n'importe ou. Le monde de l'informatique est petit m'a-t-on toujours dit. N'envoyez jamais de mail sous l'effet de la colere, attendez le lendemain ou faite le lire a un collegue/ami avant de l'envoyer. Evitez les smileys ;) :) :0 :/ etc , ainsi que tout acronyme ou terme abrege qui pourrait porter a confusion. Pensez aussi au fait que le destinataire n'a pas forcement les memes origines geographique/ethnique/religieuse que vous.

Il y a, je suis sur, plein d'autres conseils a suivre pour construire son mail, mais je n'ai pas fait un bac litteraire et ne m'avancerai pas sur ce sujet. J'espere que ces regles principales vous serviront dans votre carriere. N'hesitez pas a rajouter en commentaire vos conseils ou poser des questions.

A bientot,